Qu’est-ce qu’une certification ? Comment se déroule le processus de certification Qualiopi ?
Qu’est-ce qu’un audit de certification, QUALIOPI ?
Qu’est-ce qu’un audit qualité ?
La norme ISO 19011 décrit l’audit qualité comme un processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit qualité sont satisfaits.Les preuves d’audit peuvent être des enregistrements, énoncés de faits ou autres informations pertinentes pour les critères d’audit. Elles doivent être vérifiables et peuvent être qualitatives ou quantitatives.
Quelles sont les méthodologies d’audit ?
Un audit de certification se base sur un entretien entre un auditeur et différents intervenants de l’organisme candidat à la certification, contribuant à la réalisation de la prestation auditée. L’échange permet aux intervenants d’expliquer le fonctionnement de leur prestation au regard des indicateurs et engagements présents dans le référentiel concerné par l’audit.
L’activité est observée au travers :
- de documents de référence utilisés
- de dossiers et documents concrets relatifs à une ou des prestations réalisées en amont de l’audit.
- d’éléments matériels ou de lieux.
La durée de l’audit est variable en fonction du référentiel choisi.
Concernant la certification selon le référentiel national qualité, QUALIOPI, les durées d’audit varient en fonction des paramètres suivants :
- chiffre d’affaires relatif aux prestations auditées
- catégories d’action choisies : action de formation, bilan de compétences, accompagnement à la validation des acquis de l’expérience, apprentissage.
- nombre de sites (cas des multisites : voir notre rubrique sur les multisites)
Il existe également une modalité spécifique en audit initial : l’organisme peut bénéficier d’une durée aménagée de son audit initial s’il est déjà certifié ou labellisé sur une démarche reconnue et inscrites dans la liste des démarches CNEFOP.
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Audit initial, audit de renouvellement, audit de surveillance : quelle différence ?
La certification Qualiopi selon le référentiel national qualité (RNQ) est attribuée sur une période définie : on parle de cycle de certification. Ce cycle de certification se déroule sur une période de trois ans. Il est composé d’un audit initial suivi d’un audit de surveillance.
L’audit initial aussi nommé « audit d’attribution » est l’audit réalisé lors de la première demande de certification. Cet audit est réalisé sur le site du prestataire d’actions. Lors de cet audit, l’auditeur a pour objectif de vérifier que l’organisation et le fonctionnement mis en place permettent de répondre de manière satisfaisante aux indicateurs du référentiel, objet de la certification. Le cas échéant, la date de début de certification correspond à la date de prise de décision d’attribution de la part de l’organisme certificateur.
L’audit de surveillance aussi nommé « audit de suivi » est un audit intermédiaire, réalisé pendant le cycle de certification. Il n’est prévu qu’un seul audit de surveillance pendant le cycle de certification de trois ans. Cet audit doit être réalisé entre le 14ème et le 22ème mois de certification. Sauf cas particulier, cet audit est réalisé à distance. Il s’agit donc d’un échange réalisé entre l’auditeur et les interlocuteurs du prestataire d’actions par le biais d’entretiens téléphoniques, visioconférence, et/ou échanges documentaires.
L’audit de renouvellement est l’audit qui permet de renouveler le certificat à l’issue du cycle de certification. Il est obligatoirement réalisé suffisamment tôt avant la date de fin de certificat pour permettre, le cas échéant, une prise de décision de renouvellement de la part de l’organisme certificateur, avant la date d’expiration du certificat.
Certification, accréditation : comment s'y retrouver ?
Une marque de certification qualité a été déposée par le ministre du travail, c’est QUALIOPI.
Cette marque a pour objectif d’attester la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Ainsi en tant que prestataire concourant au développement des compétences (organisme de formation, centre de bilan de compétences, accompagnateur de VAE, Centre de formation des apprentis) vous devrez être audité et certifié selon le référentiel national qualité (RNQ) par un organisme certificateur tel que SGS ICS pour obtenir cette marque QUALIOPI.
Qu’est-ce qu’une certification ?
Le terme certification regroupe deux notions différentes :
- C’est une procédure qui donne l’assurance qu’un service, un produit ou un processus est conforme à des exigences inscrites dans un cahier des charges, une norme, un référentiel.
Il existe plusieurs types de certification :
- la certification seconde partie, où l’organisme vérifie la conformité de son fournisseur ;
- la certification tierce partie, où la conformité de l’organisme est évaluée lors d’un audit par un organisme tiers indépendant appelé organisme certificateur. A l’issue du processus de certification, l’organisme certificateur délivre à l’organisme candidat, un document attestant de la conformité du produit, du service ou du processus selon le référentiel choisi.
C’est le cas ici de la a certification QUALIOPI selon le référentiel national qualité.
- C’est également un processus d'attribution d'un diplôme, titre, ou certificat de qualification professionnelle, attestant d'une compétence /maîtrise professionnelle : on parle de certification professionnelle. Elle est attribuée à la suite d'un processus de vérification de cette maîtrise basée sur un référentiel d'activités/compétences par une autorité reconnue, portant également le nom de certificateur.
Pour information, les certifications enregistrées jusqu’à présent sur le répertoire National de la certification Professionnelle (RNCP) sont aujourd’hui portées par France Compétences.
Qu’est-ce qu’un organisme certificateur ?
Un organisme certificateur tel que SGS ICS est un organisme indépendant qui évalue des entités / des services, des produits, des systèmes de management sur la base de référentiels /cahiers des charges / normes selon des schémas de normes d’accréditation.
Dans le cadre de la certification Qualiopi, la norme d’accréditation applicable pour l’organisme certificateur est la norme ISO CEI 17065.
Vous trouverez via ce lien, la liste des organismes certificateurs diffusée par le ministère du Travail :
https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs
Qui évalue le travail des organismes certificateurs en France ?
Les organismes certificateurs sont évalués par une tierce partie, chargée d’évaluer leur compétence pour réaliser des activités spécifiques d’évaluation de conformité. Lorsque l’organisme certificateur satisfait aux exigences de la norme pour laquelle il est évalué, il est déclaré accrédité.
Concernant le référentiel national qualité (RNQ) QUALIOPI, la norme de référence pour l’accréditation des organismes certificateurs est la norme ISO CEI 17065.
En France, le Comité Français d’accréditation (COFRAC) est l'organisme de référence en matière d’accréditation. Il a été créé en 1994 à l’initiative des pouvoirs publics. C’est une association à but non lucratif, à qui a été confiée une mission de service public : celle de s’assurer de la compétence et de l’impartialité des organismes d’évaluation de la conformité́, généralement désignés comme organismes de "contrôle". En 2008, en application d’un règlement européen, l’Etat a désigné le COFRAC comme instance unique d’accréditation en France.